Sistema de gestión documental en la Municipalidad Distrital de San Luis de Cañete-Lima; 2025

Abstract

La gestión documental en las entidades públicas representó un desafío persistente en el Perú, evidenciado en la pérdida de expedientes, la demora en la atención y la falta de trazabilidad en los procesos administrativos. La investigación tuvo como objetivo general desarrollar un sistema de gestión documental en la Municipalidad Distrital de San Luis de Cañete, con la finalidad de mejorar los procesos administrativos relacionados con el trámite de documentos. El estudio fue de tipo aplicada, de nivel descriptivo y con diseño no experimental, bajo un enfoque cuantitativo. La población estuvo conformada por el personal administrativo de la municipalidad, considerándose una muestra de 55 trabajadores. Se aplicaron encuestas estructuradas y listas de verificación como instrumentos de recolección de datos, los cuales permitieron identificar el nivel de satisfacción, las limitaciones del sistema manual y los requerimientos técnicos para el desarrollo de la propuesta. Los resultados evidenciaron un alto nivel de insatisfacción con los procesos documentarios actuales, donde el 87.27% de los encuestados manifestó desacuerdo con la eficiencia del sistema manual, lo que reflejó la necesidad de modernizar los procedimientos mediante herramientas digitales. En función de este diagnóstico, se diseñó un sistema de gestión documental con módulos de registro digital, búsqueda rápida y control de roles, orientado a optimizar la organización, reducir los tiempos de atención y asegurar la trazabilidad de la información. En conclusión, la investigación demostró que la implementación de un sistema digital resultó esencial para fortalecer la eficiencia administrativa, la transparencia institucional y la conservación segura de los documentos.